Vnos dokumentov

Osnovno rokovanje:

Forma za vnos dokumenta je sestavljena iz naslednjih delov:

Pri nekaterih dokumentih, ki imajo veliko podatkov, sta glava in stavek dodatno razdeljena še na zavihke. Med njimi preklapljamo tako, da kliknemo na gumb z imenom zavihka.

Kadar v šifrant vnašamo nov zapis (tipka F7) ali popravljamo obstoječega (tipka F9), se med posameznimi polji pri vnosu pomikamo tako, kot je to značilno za delo v Windows programih. S tipko Tab se pomaknemo za eno polje naprej, s kombinacijo tipk Shift+Tab se pomaknemo za eno polje nazaj, s klikom na polje pa ga lahko direktno izberemo. Med posameznimi zavihki se pomikamo s klikom na gumb z imenom zavihka. Za pomikanje med vnosnimi polji lahko uporabimo tudi tipko Enter, ki nas prestavi na naslednje vnosno polje. Premikanje s tipko Enter se od pomikanja s tipko Tab razlikuje po tem, da nas tipka Enter pomika samo po vnosnih poljih, tipka Tab pa po poljih oz. objektih oz. elementih s pomočjo katerih ne vnašamo podatkov, kot so recimo gumbi zavihkov, tabela pozicij in podobno. Izjema pri tipki Enter so Večvrstična vnosna polja (Memo polja). Pri njih Enter pomeni pomik v novo vrstico. Za pomik iz Memo polja na naslednje polje uporabimo kombinacijo tipk Ctrl+Enter.

Pri vnosu in popravljanju dokumenta je zelo pomembno tudi, da vemo da delamo z začasnimi podatki. Podatki dokumenta niso shranjeni dokler nimo zaključili dela z dokumentom in ga shranili. Ko shranjujemo posamezne pozicije dokumenta, se te shranijo v začasne in ne delovne datoteke.

Dodajanje, popravljanje, vrivanje, brisanje pozicij

Stavek dokumenta ima lahko več različnih stanj, ki so prikazana v statusni vrstici pozicij. Ta stanja so lahko:

Pri opisu naslednjih postopkov se predvidev, da je ob začetku postopka stavek v osnovnem stanju.

Novo pozicijo na dokument dodamo tako, da v stavku kar začnemo vnašati njene podatke. Ko vnos zaključimo, ga potrdimo z ukazom Potrdi spremembe oz. s tipko F10. Novo vnešena pozicija se doda na koncu dokumenta.

Na določeno mesto v dokumentu vrinemo novo pozicijo tako, da se najprej postavimo na pozicijo pred katero želimo vriniti novo pozicijo in kliknemo ikonco Dodaj nov zapis oz. pritisnemo tipko F7. Nadaljni postopek je enak kot pri vnosu nove pozicije.

Če želimo pozicijo popraviti, jo najprej izberemo, potem pa kliknemo ikonco Popravi trenutni zapis, ki je dosegljiva tudi s tipko F9. Sedaj popravimo podatke in jih shranimo tako kot pri vnosu nove postavke.

Pozicijo zbrišemo tako, da kliknemo ikonco Zbriši trenutni zapis, ki ima bližnjico Ctrl+Del. Program od nas zahteva še potrditev brisanja nato pa ob potrditvi pozicijo tudi zbriše.

Vsi zgoraj navedeni postopki se izvajajo na začasnih podatkih in nimajo vpliva na delovne podatke dokler dokumenta ne potrdimo in shranimo.

Navigacija po pozicijah, spreminjanje vrstnega reda pozicij

Posamezno pozicijo izberemo tako, da kliknemo nanjo ali pa jo izberemo s pomočjo tipkovnice. Pri tem lahko uporabimo sledeče tipke:

Pomikanje s tipkovnico deluje kadar ne vnašamo podatkov v Memo polje.

Vrstni red pozicij lahko tudi spreminjamo. Najprej moramo imeti aktiven seznam pozicij. Če ne vemo ali je aktiven ali ne, je najbolje nanj klikniti z miško. Če niste spreminjali nastavitev barv, je aktivni seznam rumenkaste barve, neaktivni pa bel. Sedaj pozicijo posamezne postavke spremenite tako, da postavko izberete, potem pa jo s kombinacijo Shift+smerna tipka gor prestavite za mesto višje, s kombinacijo Shift+smerna tipka dol pa na mesto nižje.

Zaključevanje dokumenta

Dokument lahko zaključimo kadar je stavek dokumenta v osnovnem stanju. Zaključimo ga z ukazom Potrdi spremembe. Ukaz običajno prikaže okno z več možnostmi kako želimo zaključiti dokument. Katere so te možnosti je odvisno od dokumenta, ki ga vnašamo in so opisane pri opisih posameznih dokumentov.