DDV knjige (Fakturna knjiga)

Program opravlja, kot pove že sam naslov, nalogo fakturne knjige. Namenjena je beleženju in obdelavi prejetih in izdanih računov, njihovemu avtomatskemu knjiženju v glavno knjigo in saldakonte ter zagotavljanju podatkov za davčno upravo (P-RAČ, I-RAČ in Obrazec DDV-O). Izdelana je tako da omogoča več načinov dela, odvisno od organizacije v posameznem podjetju. Fakturna knjiga je namenjena obdelavi domačih prejetih in izdanih računov, kakor tudi tujih računov v tuji valuti.

Možno je avtomatsko številčenje računov po več poteh. Npr. domači računi imajo svoje številčenje, tuji računi spet svoje. To pomeni, da program omogoča vodenje več knjig prejetih in več knjig izdanih računov.

Fakturna knjiga lahko zajema podatke iz programa Fakturiranje, Blagovno knjigovodstvo, Materialno knjigovodstvo ali pa iz programov drugih proizvajalcev programske opreme. Omogoča tudi kombinacije npr: račune za blago ali material zajema avtomatsko iz prej naštetih virov, račune za storitve pa vnašamo ročno vanjo.

Ročen vnos je sestavljen iz štirih faz, od katerih je lahko tretja v primeru ločenih saldakontov, kar pa je danes zelo redek pojav, izpuščena. Lahko pa so vse faze združene v eno, kar pride v poštev v manjših podjetjih, kjer je za vnos in knjiženje računa zadolžena ena in ista oseba in se vse faze izvajajo hkrati:

Odvisno od organizacije, so lahko vse faze razdeljene med različne osebe ali pa vse faze opravlja ista oseba.

Prva faza - vnos glave prejetega računa ali zajem računa:

To fazo lahko opravlja oseba brez knjigovodskega znanja, npr. oseba, ki sprejema pošto, tajnica.... V tej fazi je potrebno vnesti le podatke, ki se lahko preberejo neposredno iz računa. To so: dobavitelj (kupec), datum računa, dura, prejema in zapadlosti, znesek računa... V kolikor ima oseba več knjigovodskega znanja lahko določi še konto, kamor bo račun razporejen, v primeru tujega računa pa tudi šifro osnove, ki se uporablja za izdelavo poročil za Banko Slovenije. Tako zavedeni računi se nato dajo v likvidacijo s spremno dokumentacijo, ki jo izpišemo po vnosu dnevno prejetih računov (velja le za prejete račune).

Druga faza - likvidacija (le za prejete račune opcijsko):

To je postopek, ki se opravi, ko likvidator potrdi dokumente. S to operacijo programu povemo, da je dokument likvidiran (dobi datum likvidaije) in tako pripravljen za nadaljno obdelavo. Pred likvidacijo je možno koregirati podatke glede na zahteve likvidatorjev.

Tretja faza - vnos knjigovodskih postavk:

Ta faza se uporablja povsod tam, kjer so glavna knjiga in saldakonti združeni in program zahteva izravnano knjiženje. V tem primeru mora oseba, ki opravlja to nalogo, dokument kontirati in v skladu s tem vnesti protiknjižbe k glavi. Dotična oseba mora dobro poznati knjigovodska pravila kontiranja.

Četrta faza - knjiženje:

Ta faza je enostavna in kratka. Sestavlja jo le ukaz, ki izdela knjižbe za vse likvidirane, kompletirane in še neknjižene račune. Knjižbe prevzame program Finančno knjigovodstvo, kjer si jih lahko pred knjiženjem v dnevnik še ogledamo.

Na osnovi podatkov v Fakturni knjigi lahko izpisujemo tudi plačilne naloge za plačevanje prejetih računov. Plačilne naloge lahko izpisujemo posamično ali zbirno po dobavitelju s seznamom. Ravno tako lahko izpisujemo tudi plačilne naloge za nakazila bankam z namenom odkupa deviz za plačila tujih računov. V tem primeru program zna avtomatsko izdelati nalog za provizijo, ali pa jo prišteti k osnovnemu virmanu (različna navodila posameznih bank). Pripravljene naloge lahko izpišemo na obrazce, oddamo na disketi, ali pa odpošljemo po elektonski pošti, oz. prenesemo v internetne bančne aplikacije. Poleg tega program pripravi in izpiše tudi obrazec 1450.

Kot je bilo že omenjeno je knjiga namenjena tudi zagotavljanju podatkov za davčno upravo. Program zagotavlja z enkratnim vnosom podatke za dva namena. Prvi je za namene Finančnega knjigovodstva (glavne knjige...) in drugi za namene davčne uprave. To se pokaže še posebej lepo pri deviznih računih (predvsem prejetih), ko program ve, da mora v glavno knjigo knjižiti poleg deviznih zneskov še devizne zneske preračunane v tolarje po srednem tečaju Banke slovenije z dne ECL-a, za namene davčne uprave, pa mora evidentirati tolarske vrednosti, ki se nahajajo na ECL-u.

V primeru, da prejemamo račune od tujcev, ki opravljajo storitve na področju Slovenije, program lahko avtomatsko izdeluje interne račune za davek, ki smo ga dolžni plačati v imenu tujca. Program zna zajemati v vhodni davek le del davka na prejetih računih v primerih, da imamo delno obdavčeno in delno neobdavčeno dejavnost. Ravno tako nima problemov z računi ki so delno obdavčeni in delno neobdavčeni. Skratka iz navedenega je razvidno, da poleg vseh osnovnih primerov računov, kar je samo po sebi umevno, program obvlada tudi vse posebne primere računov za namene davčne uprave in trenutno ne poznamo primera dokumenta, ki ga program ne bi znal pravilno obdelati, ga pravilno prikazati v knjigi P-RAČ oz. I-RAČ ter hkrati v obrazcu DDV-O. Pri tem bi poudarili, da ima obrazec DDV-O pravilno izpolnjen poleg obračunskega dela tudi informacijski del.

Sestavljanje knjig iz knjižb:

Fakturna knjiga ima torej dvojno vlogo. Vanjo knjižimo izdane in prejete račune, program pa iz vnešenih podatkov naredi knjižbe za glavno knjigo in saldakonte ter vse potrebna poročila za davčno upravo (P-RAČ, I-RAČ, DDV-O). Program knjižbe davka prejetih in izdanih računov razporeja v pravilne stolpce obeh knjig na osnovi kontov na katera je davek sknjižen. To pomeni, da smemo na enem kontu imeti le davek, ki gre v en stolpec v knjigah. To pa tudi pomeni, da imamo lahko za en stolpec v knjigah več kontov, kadar potrebujemo večjo analitiko spremljanja davka. Katera konta spadajo v posamezen stolpec se nastavi v splošnih nastavitvah, DDV nastavitve. Na osnovi knjig P-RAČ in I-RAČ pa potem program izdela poročilo DDV-O.