Finančno knjigovodstvo

Glavna knjiga s saldakonti kupcev in dobaviteljev je vrh informacijskega sistema. To pomeni, da se v njej zbirajo knjižbe, ki prihajajo iz ostalih programov in modulov.

Na osnovi njenih podatkov pa se pripravljajo poleg osnovnih pregledov kot so dnevnik, kontne kartice, bruto bilanca tudi razne poslovne bilance. Glavna knjiga vsebuje tudi nešteto takih in drugačnih pregledov. Vsebuje modul za izdelavo raznih namenskih analiz. Omogoča spremljanje prometa po stroškovnih mestih, projektih. Za namene deviznih evidenc pa zagotavlja spremljanje prometa po državah, valutah, v deviznih zneskih in po šifrah osnov Banke Slovenije.

Ker glavna knjiga poleg osnovnih funkcij glavne knjige vsebuje tudi spremljanje prometa po partnerjih - saldakonte, spremljanje prometa po str. mestih, projektih, državah, valutah... ta program imenujemo Finančno knjigovodstvo.

Poleg spremljanja vsega naštetega Finančno knjigovodstvo vsebuje tudi: procesiranje plačilnega prometa (izdelava plačilnih nalogov, ročno ali iz saldakontov in njihov avtomatski prenos v internetne bančne aplikacije, v primeru deviznih računov pa izdela tudi obrazec 1450), obračun zamudnih ali drugih obresti na osnovi ročno vnešenih podatkov ali pa zajetih v saldakontih, avtomatski prenos bančnih izpiskov iz internetnih bančnih aplikacij in njihovo avtomatsko kontiranje.

Osnova Finančnega knjigovodstva je knjižba, ki ima naslednja polja:

•Pozicija je podatek, ki ga dobi vsaka knjižba ob zapisu v dnevnik knjiženja. Ta podatek je unikaten in ga lahko vidimo tidi v pregledu kontnih kartic in v pregledu saldakontov.

•Skupina je podatek, ki vsebuje zaporedno številko sknjiženega bloka. Vse knjižbe, ki se naenkrat poknjižijo v dnevnik dobijo isto številko. To skupino bi se z določenimi zadržki lahko imenovalo Številka dnevnika. Po tej številki lahko ugotovimo kaj je bilo v istem bloku sknjiženo.

•Simbol je podatek, ki pove vrsto dokumenta na osnovi katerega je knjižba nastala. Npr. IR se običajno uporablja za knjižba, ki so nastale na osnovi izdanega računa.Program ima šifrant simbolov, ki si ga uporabnik lahko sam modificira.

•Grupa simbola je polje, ki vsebuje vrednost, ki jo ima simbol dotične knjižbe v šifrantu simbolov v polju Grupa. Podatek se torej prepisuje iz šifranta simbolov. Trenutno se ta podatek ne uporablja v nikakršne namene.

•Datum knjiženja je podatek, ki pove katerega dne je knjižba nastala oz. je bila sknjižena v dnevnik. Pri ročnem vnosu knjiž ta podatek vnašamo, pri knjižbah, ki jih avtomatsko generirajo drugi moduli pa je običajno ta podatek sistemski datum računalnika. Podatek se uporablja predvsem v namen, da ugotavljamo kdaj je knjižba nastala ali pa ko želimo izdelati nek pregled v katerim naj bodo zajete samo knjižbe, ki so bile sknjižene željenega dne.

•Bilančno obdobje je podatek, ki pove v kateri mesec in katero leto spada dotična knjižba v bilanco. Knjižba ima lahko datum dokumenta npr. 04.01.2004 in če ima bilančno obdobje 12.2003, bo zajeta v bilanci za leto 2003.

•Številka dokumenta je podatek, ki pove številko dokumenta na osnovi katerega je knjižba nastala. Številko dokumenta uporabljamo v kombinaciji s simbolom. Npr. simbol IR in št. dok. 030012 pomeni, da je knjižba nastala na osnovi dokumenta izdanega računa številka 030012.

•Podštevilka dokumenta je podatek, ki se uporablja le v primerih, ko en račun sknjižimo z različnimi datumi zapadlosti. V tem primeru naredimo toliko različnih knjižb, kolikor je različnih datumov zapadlosti. To se uporablja med drugim pri obročni prodaji. Na osnovi podatka Številka dokumenta in Podštevilka dokumenta program spremlja stanje na posameznem obroku.

•Datum dokumenta je podatek, ki pove datum dokumenta, ki ga nosi dokument na osnovi katerega je nastala knjižba. Tudi ta podatek vedno nastopa v kombinaciji s simbolom. Npr. simbol IR, št. dok. 030012 in dat. dok 02.03.20xx pomeni, da je to knjižba izdanega računa številka 030012 z dne 02.03.20xx.

•Grupa je podatek, ki jo program vzame iz polja grupa v kontnem planu. Uporablja se za grupiranje knjižb različnih kontov in isto vsebino, ki imajo unikatno številčenje. Primer: izdane račune knjižimo na konto 1200 in 1210. Uporabljamo isto številčenje za domače in tuje račune. V kontnem planu obema kontoma vnesemo v polje Grupa isti podatek. Ta podatek se potem prepisuje ob vnosu konta iz kontnega plana na knjižbo. Podatek se uporablja pri avtomatskem knjiženju bančnih izpiskov za iskanje veznih dokumentov.

•Vez je podatek, ki pove na katero knjižbo, dokument se dotična knjižba navezuje. Vez npr. na kontu skupine 120 smejo imeti le knjižbe plačil in knjižbe dobropisov, medtem ko imajo knjižbe izdanih računov to polje prazno. Glej tudi Stanje dokumentov.

•Podvez je podatek, ki s podatkom Vez tvori celoto pri povezovanju plačil ali drugih dogodkov na račune ali druge dokumente. Med sabo se povezujejo Vez in Številka dokumenta ter Podvez in Podštevilka dokumenta.

•ID je večnamenski podatek, kar pomeni, da se uporablja v različne namene. Včasih vsebuje številke zaključkov, včasih številke predračunov oz. ponudb, odvisno od konta do konta in pa od informacijskih potreb.

•Tip je podatek, ki lahko vsebuje 3 različne vrednosti in sicer G, če je to knjižba glavne knjige, D, če je to saldakontska knjižba in ima polje Vez prazno, kar pomeni, da je to osnovna knjižba dokumenta, npr. knjižba računa in V, če je to knjižba, ki se navezuje na neko drugo knjižbo na ravno tako saldakonstkem kontu. Da se knjižba navezuje na drugo knjižbo program ugotovi tako, ker ima v polju Vez nek podatek.

•Številka kompenzacije je podatek v katerem se običajno nahaja številka kompenzacije po kateri je dotična knjižba nastala. Ta podatek se običajno uporablja na saldakontskih kontih, na ostalih kontih, pa lahko to polje uporabljamo za vnos kake druge informacije.

•Originalna številka dobavitelja je podatek, ki pove številko dobaviteljevega računa in nastopa le na saldakontskih kontih, kjer se knjižijo dobaviteljevi računi. Podatek ni fizičen podatek na disku, ampak ga program generira na osnovi informacij zapisanih v polju Opis dokumenta. Glej poglavje Knjiženje.

•Vrsta dogodka je podatek, ki nastopa le na knjižbah, ki jih je zgeneriral modul Osnovna sredstva in vsebuje šifro dogodka.

•Konto je podatek, ki pove na kateri konto knjižba spada. Konto se mora nahajati v kontnem planu. Konto tudi določa ali mora ta knjižba vsebovati tudi podatek o partnerju, če je konto saldakontski, podatek o str. mestu, če je konto stroškovni, podatek projekt, če je konto projekti in podateke valuto, državo, šifro osnove in znesek v valuti, če je konto devizni.

•Partner je podatek, ki pove šifro partnerja na katerega se nanaša knjižba. če konto ni saldakontski je polje prazno, kar pomeni ni podatka. Šifre se nahajajo v šifrantu partnerjev.

•Str. mesto je podatek, ki pove šifro str. mesta na katerega je knjižena knjižba. Podatek obstaja samo v primeru, da je konto dotične knjižbe stroškovni konto. Šifre str. mest se nahajajo v šifrantu str. mest in projektov.

•Projekt je podatek, ki pove šifro projekta na katerega je knjižena dotična knjižba.Podatek obstaja samo v primeru, da je konto dotične knjižbe projektni konto, kar pomeni, da se na njem vodi evidenca po projektih.

•Datum zapadlosti/plačila je podatek, ki nosi dve informaciji. Nastopa samo na saldakontskih kontih na kontih glavne knjige pa je polje prazno. V primeru, da je dotična knjižba knjižba računa, potem ta podatek predstavlja datum zapadlosti, v primeru, da pa je dotična knjižba knjižba plačila, pa je ta podatek datum plačila. To dvojno vsebino podatka moramo imeti vedno na umu, ko v filtrih želimo filtrirati po datumu zapadlosti.

•Opis dokumenta je polje, ki vsebuje dvoje vrst informacij. Prva vrsta je prosto besedilo, ki dodatno pojasnuje vsebino oz. pomen knjižbe. Ta informacija se nahaja na začetku polja in traje vse do prvega znaka: #. Od tega znaka dalje pa program zapisuje različne informacije. Za razlago glej poglavje Knjiženje.

•Datum DDV-ja je podatek, ki pove v katero davčno obdobje knjižba spada. Podatek se nahaja le na knjižbah, ki jih je generirala Fakturna knjiga ali pa na ročno vnešenih knjižbah kontov davka. Podatek je le informativnega značaja in ga program ne uporablja pri nobenih obdelavah.

•Protikonto je podatek, ki nastopa le redko. Ko pa nastopa pa pove na kateri konto je bila sknjižena protiknjižba dotični knjižbi.

•Država je podatek, ki nastopa le v primeru, da je konto dotične knjižbe devizni konto. V nasprotnem primeru je podatek prazen. Vsebuje državo s katero je bil opravljen promet dotične knjižbe. Program uporablja podatek med drugum za generiranje pregleda prometa po državah.

•Valuta je podatek, ki nastopa le v primeru, da je konto dotične knjižbe devizni konto. V nasprotnem primeru je podatek prazen. Vsebuje valuto v kateri je bil opravljen promet dotične knjižbe.

•ID transakcije ali šifra osnove je podatek, ki nastopa le v primeru, da je konto dotične knjižbe devizni konto. V nasprotnem primeru je podatek prazen. Vsebuje šifro osnove iz šifranta Banke Slovenije in se uporablja izključno za poročanje Banki Slovenije.

•V valuti je podatek, ki nastopa le v primeru, da je konto dotične knjižbe devizni konto. V nasprotnem primeru ima podatek vrednost 0,00. Vsebuje vrednost v originalni valuti, torej v valuti ki je podana v polju Valuta.

•Debet v valuti in Kredit v valuti sta podatka, ki ju program zgenerira iz podatka V valuti, da je vse skupaj preglednejše. Torej v tih dveh poljih je vedno vrednost iz polja V valutu, le da je podana že na pravilni strani, ali v debetu ali v kreditu.

•Stran je podatek, ki ima lahko dve vrednosti. Prva je D, kar pomeni, da je to debetna knjižba in druga je K, kar pomeni, da je to kreditna knjižba.

•Debet je podatke, ki nastopa le v primeru, da je dotična knjižba debetna knjižba. V kolikor je knjižba debetna mora biti podatek Kredit enak 0,00. To podatek je vedno zapisan v tolarjih.

•Krediti je podatek, ki nastopa v primeru, da je dotična knjižba kreditna. Podatek je vedno v tolarjih.

•Odprta/zaprta je podatek, ki ima lahko le dve vrednosti. Prva je O in pomeni da je knjižba odprta in druga je Z, kar pomeni, da je knjižba zaprta. Informacija se uporablja predvsem pri saldakontskih konti, lahko pa tudi pri kontih glavne knjige. Glej tudi poglavje Zapiranje

•Datum zaprtja je podatek, ki obstaja le na zaprtih knjižbah in vsebuje datum, ko je bila knjižba zaprta.

•Lastnik je podatek, ki pove kdo od uporabnikov programa je zadnji spreminjal podatke knjižbe, oz. na njej izvajal razne operacije, kot so zapiranje...

•Datum spremembe je podatek, ki pove datum zadnje spremembe na knjižbi.

•Vnesel je podatek, ki pove kateri uporabnik je prvi vnesel knjiožbo.

•Sken. ID. je podatek, ki vsebuje identifikacijsko številko skeniranega dokumenta, ki jo je dodeli Skenirni modul. Na osnovi tega podatka se potem v raznih pregledih, kot so dnevnik, kontne kartice, saldakonti prikazujejo slike dokumentov, ki so povzročili dotično knjižbo.

•Status. V polju se nahajajo razni statusi, ki jih knjižba ima:

oZaključna. Ta status dobijo knjižbe, ki nastanejo pri zapiranju razreda 4 in 7. Ta status lahko v knjiženju tudi ročno postavimo vnašanim knjižbam.

oKnjižba je prenešena v Stroškovno knjigovodstvo. Ta status dobi knjižba, ko je prenešena v modul Stroškovno knjigovodstvo.

oAvansni račun. Knjižba dobi ta status, ko je iz nje izdelan avansni račun. V saldakontih obstaja operacija, kjer označiš knjižbe prilivov in iz njih izdelaš avansne račune.

oAvtomatska knjižba. Ta status dobi knjižba, ki jo je generiral program med različnimi operacijami. Ta primer so knjižbe tečajnih razlik, ali stotinskih izravnav, ki nastanejo pri zapiranju odprtih postavk.

oAvtomatska knjižba zunanjega modula. Knjižbo je generiral zunanji modul iz dokumentov, ki so bili avtomatsko uvoženi. Tak primer so knjižbe računov, ki jin naredi Fakturna knjiga, ti računi pa so bili uvoženi v Fakturno knjigo.

•Vir. V tem polju se nahaja informacija kateri modul je knjižbo izdelal. Možni so naslednji viri:

oPRFA        Knjižbe prejetih računov, ki jih je izdelala Fakturna knjiga

oIRFA        Knjižbe izdanih računov, ki jih je izdelala Fakturna knjiga

oPL                Knjižbe, ki jih je izdelal modul Plače

oOS                Knjižbe, ki jih je izdelal modul Osnovna sredstva

oBK                modul Blagovno knjigovodstvo

oPN                modul Potni nalogi

oBL                modul Blagajna

oIBA                knjižba je nastala pri uvozu elektronskih bančnih izpiskov