Stanje dokumentov

Stanje dokumentov je pregled, ki prikazuje stanje posameznega dokumenta. To je lahko stanje računa, stanje avansa... Vsaka vrstica v pregledu - tabeli predstavlja en dokument, recimo račun. To vrstico program sestavi iz ene ali več knjižb. Za lažje razumevanje si oglejmo primer. Recimo, da imamo v saldakontih na kontu 1200 eno knjižbo računa in 3 plačila:

Simbol Št. dok. Vez     Dat. dok.  Dat. zap.  Bil. obd.     Debet    Kredit

IR     0300012          07.01.20xx 20.01.20xx 01.20xx   15.000,00      0,00

Ba         010  0300012 19.01.20xx 19.01.20xx 01.20xx        0,00  4.500,00

Ba         013  0300012 22.02.20xx 22.02.20xx 02.20xx        0,00  5.500,00

Ba         019  0300012 12.03.20xx 12.03.20xx 03.20xx        0,00  5.000,00

Program pri sestavljanju pregleda naleti na knjižbo IR s številko 0300012 in jo uvrsti v pregled. Zatem najde še 3 knjižbe, ki se navezujejo na ta račun, kar ugotovi iz podatka v polju Vez in jih sešteje in znesek doda k podatkom računa in v tabeli prikaže naslednjo vrstico:

Št. dok. Dat. dok.  Dat. zap.        Debet     Kredit

0300012  07.01.20xx 20.01.20xx   15.000,00  15.000,00

V filtru imamo možnost omejevati pregled po treh datumskih podatkih. To so Datum dokumenta, Datum zapadlosti in Bilančno obdobje. Da lahko pravilno uporabimo te tri omejitve moramo razumeti kako program pripravlja pregled. Priprava pregleda je sestavljene iz dveh delov. V prvem delu program nabira knjižbe, ki glede na filter pridejo v obdelavo. V tem prvem delu se omejitev po datumu dokumenta in datumu zapadlosti ne upošteva. Upošteva pa se omejitev po bilančnem obdobju. To pomeni, da v obdelavo zajame samo knjižbe, ki imajo bilančno obdobje znotraj podanega obdobja. To pa pomeni, da če bi v našem primeru omejili prikaz od 01.20xx do 02.20xx, da v obdelavo ne bi bila zajeta zadnja knjižba banke, ker ima bilančno obdobje 03.20xx. S tem avtomatično dobimo "za nazaj" kakšno je bilo stanje posameznega računa konec drugega meseca. V tem primeru dobimo naslednji rezultat:

Št. dok. Dat. dok.  Dat. zap.        Debet     Kredit

0300012  07.01.20xx 20.01.20xx   15.000,00  10.000,00

V drugem delu pa program prvo sestavi knjižbe v "en dokument" in nato preveri omejitve po datumu dokumenta in po datumu zapadlosti. To pomeni, da se omejitev po datumu dokumenta in po datumu zapadlosti nanaša le na cel dokument - račun, omejitev po bilančnem obdobju pa na vsako knjižbo, ki vstopa v obdelavo. V filtru pa se nahaja tudi parameter: Dat. dok. filtrira vse knjižbe. Če označimo to potrditveno polje, potem program datum dokumenta filtrira že v prvem koraku, torej na posamezni knjižbi in ne v drugem koraku, ko so knjižbe že združene v dokument.

Glej tudi Filter stanja dokumentov in Pregled stanja dokumentov ter Kompenzacije.