Pot: Program / Finančno knjigovodstvo / Komercialni pregledi / Stanje dokumentov
•Filter vsebije naslednje opcije:
•Številka dokumenta. Z njo v pregled zajamemo le dokumente od podane do podane številke. V kolikor označimo še potrditveno polje Podštev., potem program prikaže posamezne dokumente ločeno po podštevilkah. Podštevilke se uporabljajo le pri obročni prodaji, ko ima en dokument več saldakontskih knjižb zaradi različnih datumov zapadlosti ali zaradi drugih razlogov (različna str. mesta...). Poleg ločevanja po podštevilkah lahko nastavimo tudi ali naj bo številka dokumenta ravnana desno ali levo. To storimo v polju Št. dok. ravn.
•Datum dokumenta. Z njim omejimo pregled dokumentov le na tiste dokumente, ki imajo datum dok. znotraj podanega območja. Za razumevanje uporabe datumskih omejitev glej splošno o stanju dokumentov.
•Datum zapadlosti ima isto logiko kot datum dokumenta, le da se nanaša na datum zapadlosti dokumenta.
•Bilančno obdobje: Za razliko od Datuma dokumenta in Datuma zapadlosti, ki filtrirata račune s pripadajočimi plačili, pa omejitev po bilančnem obdobju filtrira knjižbe, ki vstopajo v obdelavo. Če npr. filtriramo konto skupine 120 in postavimo omejitev bil. obdobja od 01.20xx do 05.20xx bo program iz obdelave spustil vse knjižbe po petem mesecu, to pa pomeni vse račune, ki imajo bil. obdobje višje od petega meseca in pa vsa plačila, ki imajo bilančno obdobje višje od petega meseca, neglede na to, da morda zapirajo račune iz prejšnjih mesecev. Tako dobimo v pregledu stanje odprtih računov na koncu petega meseca.
•Sledijo polja Konto in Konto, ter stolpec z tremi opcijami:
ood - do pomeni, da bo program zajel v obdelavo vse knjižbe, ki so knjižene med kontoma podanima v teh dveh poljih.
oin pomeni, da bo program v obdelavo zajel le knjižbe, ki so knjižene na kontu vnešenem v prvem polju in na kontu vnešenem v drugem polju. Opcija je uporabna, za pregled npr. kontov skupine 120 in 220, ali 120 in 230...
onabor pomeni, da bo program v obdelavo zajel vse knjižbe, ki so knjižene na kontih, ki so vnešeni v šifrantu Skupine kontov. V polje Skupina kontov vnesemo šifro iz šifranta Skupine kontov.
•Sledijo polja, ki so povezana s filtriranjem po partnerjih. Tu je možnih kar nekaj kombinacij. Izbirno polje v katerem nastavimo po katerem kriteriji določimo partnerje omogoča:
oŠifra pomeni, da bomo filtrirali partnerja po šifri partnerja. V ta namen v polje Partner od in do vnesemo šifro iz šifranta Partnerji za katerega(e) želimo da program prikaže podatke. Ko filtriramo po šifri program omogoča tudi filtriranje po šifri plačnika. V kolikor želimo filtrirati po šifri plačnika vklopimo opcijo Plačnik v potrditvenem polju, ki se nahaja desno od polja partner do. Glej tudi poglavje Prikaz podatkov po plačniku. V tem primeru imamo poleg možnosti od- do tudi možnost in. To pomeni, da bo program prikazal enega in drugega partnerja. Partnerja vnesemo v polji Partner od in do, nato pa vklopimo potrditveno polje In, ki se nahaja med obema poljema.
oKlas. pomeni, da naj program filtrira partneje po polju Klasifikacija, ki se nahaja v šifrantu Partnerji. potrditvenim poljem. V tem primeru v polje Kl. part. vnesemo klasifikacijo in program bo v obdelavo zajel le tiste partnerje, ki bodo v šifrantu Partnerji imeli v polju Klasifikacije enak podatke kot je v nešen v polju Kl. part. En od primerov uporabe tega načina je sledeč: Vsem slabim plačnikom v šifrantu Partnerji vnesemo v polje Klasifikacija neko vrednost. S pomočjo filtriranja po klasifikaciji tako lahko dobimo pregled računov za vse slabe plačnike. Ta izdelava pregleda je nekoliko počasnejša.
•Fin. status. Program prikaže podatke le tistih partnerjev, ki imajo v šifrantu Partnerji v polju Finančni status vrednost podano v tem polju filtra.
•Str. mesto. Polji Str. mesto od in do nam omogočata prikaz le tistih dokumentov, ki so knjiženi na podanih str. mestih. V tem primeru imamo na voljo še potrditveno polje Nizji nivo. Če ga vklopimo, potem bo program zajel vsa str. mesta od str. mesta vnešenega v polju Str. mesto od pa do str. mesta vnešenega v polju Str. mesto do + vsa njegova analitika. Recimo, da je v polju Str. mesto do vpisan podatek 21, bo program zajel vsa str. mesta, ki se prično z 21, torej 210, 211...
•Projekt. Enako kot pri str. mestu, le da program filtrira polje Projekt.
•Zapadlo dni od, do. Polja nam omogočajo filtriranje dokumentov glede na to koliko dni so že zapadli. Da mehanizem deluje moramo v polje Mejni datum vpisati datum na katerega želimo gledati stanje zapadlih računov. Običajno v mejni datum vpišemo današnji dan. Ko podamo podatek v polju Mejni datum, program v stolpcu Dni zapadlo prikaže koliko dni je račun že zapadel glede na njegov datum zapadlosti in Mejni datum. Če je polje Mejni datum prazno se ta podatek ne izračunava. Poleg navedenega se v filtru nahaja še polje Korak. Vanj vpišemo korak v dnevih. Glede na korak program program barva račune do treh nivojev.
•Država, Valuta in Simbol. Če podamo enega od teh podatkov in ga označimo v potrditvenem polju, potem bodo zajete v obdelavo le knjižbe, ki imajo izpolnjene vnešene podatka. Npr. je promet opravljen z vnešeno državo, v vnešeni valuti...
•Način plačila. Filtriranje po tem podatku je smiselno le v primeru prejetih računov. Podatek Način plačila se vnaša pri zajemu prejetega računa v Fakturno knjigo. Ob prenosu knjižb v Finančno knjigovodstvo se podatek vpiše v polje Opis dokumenta s predpono #n. Glej tudi poglavje Urejanje opisa dokumenta. Filtriranje se opravlja na nivoju dokumenta in ne knjižbe.
•ID. Program filtrira vse dokumente s podanim ID. ID vsebujejo tako knjižbe, kot dokumenti v FA. Filtriranje se opravlja na nivoju dokumenta.
•Vrsta računa. Polje ima podobno enako logiko kot Način plačila. Filtriranje je smiselno le v primeru prejetih računov. Vnaša se pri zajemu prejetih računov v FA v polje Vrsta posla. Ob prenosu knjižb v Finančno knjigovodstvo se podatek vpiše v polje Opis dokumenta s predpono #v. Glej tudi poglavje Urejanje opisa dokumenta. Filtriranje se opravlja na nivoju dokumenta in ne knjižbe.
•Statusi dokumentov. V tem polju naštejemo statuse dokumentov. Program prikaže v pregledu le tiste dokumente, ki imajo enega od v tem polju vnešeneih statusov. Predno lahko dokumentom dodeljujemo statuse, jih moramo v nastavitvah, Splošni parametri vnesti. Statuse lahko spreminjamo v pregledu saldakontov ali kontnih kartic. Poleg polja se nahaja še polje Razen ta. Če polje Razen ta označimo pomeni, da bo program prikazal vse dokumente, ki nimajo nobenega od vnešenih statusov.
•Dodatni parametri:
•
Ta opcija omogoča da v prgled zajamemo le dokumente - račune s saldom večji, manji ali enakim podani vrednosti. Pri tem lahko zahtevamo, da vzame absolutno vrednost salda dokumenta.
•Zajame naj samo saldakonte izbira podatke tako, da so v pregledu vsebovane samo knjižbe, ki so knjižene na konto, ki imajo v kontnem planu status saldakonto.
•Datum dok. filtrira vse knjižbe ima sledečo funkcijo. Pri filtriranju knjižb program preverja datume dokumenta in datume valutacij tudi knjižbam, ki so normalno plačila oz. zapirajo dokumente. Če opcije nimate označene pomeni, da naj datumske omejitve testira le pri osnovnih - začetnih dokumentih, to je pri izdanih računih, knjižbe izdanih računov, pri prejetih računih pa knjižbe prejetih računov, ne testira pa datume pri knjižbah, ki so plačila le teh. Pri dokumentih izdanih računov v nekem obdobju lahko vidite vsa njihova plačila ne glede na datume, ali pa njihova plačila do določenega datuma. Primer: račun je bil izstavljen 5. januarja z zneskom 9000 in bil plačan v treh obrokih 10., 20. in 30. januarja po 3000. Predpostavite, da ta pregled gledate 5. februarja. Če v polju Datum zapadlosti določite območje od 1. do 10. jan. in nimate označenega te opcije, vam program pokaže, da je račun poravnan v celoti. Če pa označite to opcijo, dobite rezultat, da je bil račun do tega datuma delno plačan z zneskom 3000, oz. samo en obrok.
•Zajemi tudi moje knjižbe v knjiženju. Če označimo to opcijo, potem program zajame v obdelavo tudi knjižbe, ki se nahajajo v knjiženju in še niso poknjižene v dnevnik. Zajame le knjižbe, ki sem jih jaz vnesel, ne pa tudi knjižb, ki jih trenutno vnašajo v knjiženje drugi uporabniki.
•Tudi nakazila pomeni, da program v obdelavo zajame tudi podatke o izvedeni plačilih. Ko iz Stanja dokumenta izdelujemo plačilne naloge, se podatki o izdelanih nalogih zavedejo v tabelo plačil. Če v istem dnevu ponovno plačujemo, moramo predhodna plačila zajeti v obdelavo, da se ne bo zgodilo, da bomo isti račun dvakrat plačali, kajti "banko" za današnja plačila bomo poknižili šele jutri in dobili pravilno stanje na posameznem računu.
•V opis dodaj šifre. Če označimo to opcijo, potem bo program v izhodno tabelo v stolpec opis dodal tudi šifre - makro podatke, sicer pa le goli opis dokumenta, ki se nahaja na knjižbah dokumentov. Glej tudi poglavje Urejanje opisa dokumenta.
•PR.
•Likvidirane v FA pomeni, da naj program v pregled zajame tudi prejete račune, ki so šele vnešeni v Fakturni knjigi in so že likvidirani
•Nelikvidirane v FA pomeni, da naj program v pregled zajame tudi prejete račune, ki so šele vnešeni v Fakturni knjigi in še niso likvidirani
•IR.
•Likvidirane v FA pomeni, da naj program v pregled zajame tudi izdane račune, ki so šele vnešeni v Fakturni knjigi in so že likvidirani
•Nelikvidirane v FA pomeni, da naj program v pregled zajame tudi izdane račune, ki so šele vnešeni v Fakturni knjigi in še niso likvidirani
•Kompenzacije
•Tudi kompenzacije pomeni, da naj v obdelavo zajame tudi podatke iz datoteke postavk kompenzacij. Te podatke prikaže v pregledu v stolpcu V kompenzaciji. Urejanje podatkov odprtih kompenzacij se vrši v pregledu Postavke kompenzacij ali v Analiza kompenzacij. V kolikor je ta opcija označena program v pregledu prikaže tudi seštevke kompenzacij po posameznemu partnerju in vrstah kompenzacij, ko je pregled urejen po partnerjih.
•Saldo s kompenzacijami pomeni, da program v stolpcu Saldo, ki predstavlja saldo računa v domači valuti zajame tudi že znesek dotičnega računa, ki se nahaja v kompenzaciji. To pomeni, da če je npr. celoten znesek računa v kompenzaciji, da bo prikazani saldo računa enak vrednosti nič, kar tudi vpliva na stolpec Kumulativa saldo.
Pregled uredim po. Program nam omogoča sortiranje dokumentov v izhodni tabeli po šetih nivojih. Prvi nivo je obvezen, kar pomeni, da se vsak pregled mora izdelati urejen po enem od možnih kriterijev: Kontih, Partnerjih, Str. mestih, Projektih, Dat. zapadlosti... Če sortiranja ne želimo po več nivojih, potem v ostalih nivojih izberemo opcijo Ne ureja.
Primer - Dokumenti so urejeni na prvem nivoju po kontih, na drugem po partnerjih, ki so lahko urejeni še po abecedi in na tretjem nivoju po številki dokumentov.
V izhodni tabeli se lahko pripeti, da so debet, kredit in saldo enaki nič, to pa pomeni, da je bil dokument izničen - storniran.
Poleg urejanja lahko določimo tudi na katerem nivoju bo program izdeloval kumulative. Izhodna tabela ima med drugim tudi stolpce Kumulativa debet, kredit in saldo. S tem, ko določimo na katerem nivoju se bodo gradile kumulative, določimo, kdaj se bo kumulativa pričela graditi znova. Recimo, da imamo sortiranje na prvem nivoju po partnerjih, na drugem nivoju po kontih, na ostalih nivojih pa se ne ureja. Če označimo opcijo Kumulativa na prvem nivoju, potem to programu pomeni, da naj prične ponovno izračunavati kumulative, ko se bo zamenjaj partner v izhodni tabeli, ki je na prvem nivoju urejena po partnerjih. Če pa označimo Kumulativa na drugem nivoju, pa se bo kumulativa v omenjenih stolpcih pričela znova izračunavati vsakokrat, ko se bo znotraj partnerja zamenjal konto.
V zvezi s tem je povezano tudi tiskanje postopek Ločen izpis. Ko v pregledu v padajočem meniju tiskanja izberemo Ločen izpis, program vsakokrat, ko se pričnejo graditi nove kumulative, pri tiskanju naredi novo glavo v kateri izpiše osnovne podatke naslednjega - prihajajočega "bloka" dokumentov.
Poleg določanja na katerem nivoju se naj prično ponovno graditi kumulative, programu podajamo tudi informacijo na katerem nivoju naj se gradijo seštevki kompenzacij. Seštevek kompenzacij je samostojen zapis, ki ga program vpiše v izhodno tabelo. Prisoten je le v primeru, če so kompenzacije zajete v obdelavo. Prijava dokumentov v kompenzacije je opisana v poglavju Prijavi v kompenzacijo. Na katerem nivoju naj se gradi seštevek kompenzacij določimo tako da na željenem nivoju označimo opcijo Rek. komp.
Glej tudi Splošno o filtrih in Pregled stanja dokumentov.