Pot: Program / Knjiga pošte / Vnos prejete pošte
V tem oknu vnašamo prejeto pošto. Novo pošto dodajamo z F7 enako kot zapise v šifrante.
Opisa so samo polja, ki menimo da potrebujejo razlago:
•Številka. Program že avtomatsko predlaga naslednjo prosto zaporedno številko. To je unikatno številčenje v Knjigi pošte, ko se račun prenese v DDV knjige dobi svojo Interno številko prejetega računa, naslednjo, ki je prosta v DDV knjigi.
•ID. Prosto polje. Vsebina se prenese v polje ID na glave prej. računov, če gre za račun in nato na knjižbe v Finančno knjigovodstvo.
•Grupa. Polje ima za sabo šifrant grup. Grupe so namenjene združevanju pošte po vsebini. Vkolikor imamo grupo na kateri je oznaka, da gre za račun potem tudi program avtomatsko postavi kljukico v
•polje Račun.
•Likvidator. Vpišemo šifro likvidatorja, ki bo račun likvidiral. V oknu Likvidacija prejete pošte se prikazuje le pošta za likvidatorja, ki je prijavljen v program. Da to deluje je potrebno v šifrantu Delavci na polju Uporabniško ime določiti prijavna imena v OpPIS. To so imena, ki ga vnašamo ob zagonu programa Prijavnem oknu v polje Uporabnik.
•Partner. V polje vpišemo šifro partnerja, ki je pošto poslal. Njegov naziv se prepiše v nazivno polje. Ali se prepiše Naziv za račun ali Interni naziv je odvisno od nastvitev. Glej poglavje Nastavitve.
•Sledijo štiri polja v katera lahko vnesemo naslov pošiljatelja pošte. Prvo polje se imenuje Nazivno polje in je obvezno, ostala pa so prosta - neobvezna. Tabelo prispele pošte lahko sortiramo tudi po Nazivnem polju.
•Oseba. Vpišemo osebo, ki je pošto poslala. Polje ni obvezno.
•Način plačila. Polje je namenjen splošni uporabi, oz. za razne specifične potrebe. Ime je dobil, ker se njegova vsebina prenaša pri prenosu v Fakturno knjigo v glavo prejetega računa vpolje Način plačila. Po vnosu partnerja v polje Partner, program v to polje predlaga vrednost vpisana v šifrantu Partnerji v polju Uporabniški status. Iz FA, pa se podatek seli v glavno knjigo, kar nam omogoča v pregledu Stanje dokumentov filtrirati po njem. Torej s tem statusom lahko označujemo račune, nato pa se jih v Stanju dokumentov filtrira.
•Opis. Prosti tekst, ki se potem s knjiženjem v DDV knjige prenese v glavo prejetega računa.
•Opis zavrnitve. V primeru, da likvidator zavrne račun se lahko navede vzrok zavrnitve.
Dodatna polja, ki se prikazujejo le v stolpcih:
•Ima Nalog. V polju se nahaja vrednost Ne, če pa je bil iz zapisa - računa izdelan plačilni nalog pa se v polju nahaja Da.
Po vnosu podatkov zapis z F10 shranimo. V kolikor je v nastavitvah vklopljena takojšnja likvidacija se po shranitvi zapisa izvede še likvidacija dokumenta. Če pa je v nastavitvah nastavljeno, da se za dokumente izdelujejo plačilni nalogi in je vnešeni dokument označen, da je račun, potem se zanj izdela še plačilni nalog. V nastavitvah lahko nastavimo tudi, da se plačilni nalog izdela neglede na to ali je račun likvidiran. V takem primeru sicer obstaja nevarnost, da likvidator računa ne potrdi, nalog pa je bil izdelan in morda tudi plačan. V primeru, da je na strežniku nastavljeno, naj se izvede po vnosu listine tudi skeniranje, program po shranitvi vnosu odpre okno za skeniranje
V tem oknu imamo možnost ali pripnemo sliko iz nameščenega čitalca ali jo pripnemo iz določene datoteke na disku.
Če izberemo opcijo iz čitalca program odpre zgoraj navedeno okno in v listi ponudi namečene čitalce, izberemo željenega še prej v skener vstavimo račun in pritisnemo V redu. S tem
sprožimo skener, da prične z odčitavanjem. Ko skener konča s skeniranjem le-tega shranimo z F10. Možnost imamo poskenirat tudi več računov oz. pripadajočih dokumentov k dotičnemu vnosu v knjigo pošte.
Enostavno večkrat izberemo opcijo iz čitalca in šele potem shranimo skenirane dokumente z F10. Program po tem avtomatsko dodeli shranjeni prejeti pošti scan ID, ki je unikaten v sistemu in po katerem
zna prikazovati poskenirane dokumente tudi v DDV knjigi in Finančnem knjigovodstvu.
Specialne operacije F11 oziroma Kladivo:
•Izdelaj nalog. Z operacijo izdelamo plačilni nalog. Izdelamo lahko le nalog iz računa iz katerega še ni bil izdelan nalog. Nalog se žapiše v tabelo Domači plačilni nalogi, od koder ga tudi plačujemo ali naknadno urejamo.
•Briši likvidacijo. Operacija je namenjena brisanju likvidacije. Likvidacijo lahko briše le oseba, ki je listino likvidirala ali pa uporabnik, ki ima status administratorja. V kolikor so inštalirani tudi saldakonti, program briše tudi knjižbo, ki jo je v tem primeru naredil ob likvidaciji. Operacija se ne izvede, če je knjižba že zaprta v saldankotih. V takem primeru je potrebno prvo odpreti knjižbo (glej operacijo Odpiranje zaprtih dokumentov). Če bi bil tak račun tudi prenešen v Fakturno knjigo, kar pa v primeru, da imamo Samo saldakonte in ne kompletnega Finančnega knjigovodstva ni logično, obdrži oznako Prenešeno.